О пустом Инбоксе

В GTD существует понятие «пустого инбокса». И я никогда не думал, что папка «Входящие» в GTD имеет что-то общее с папкой «Входящие» в Gmail. А тут Леша Коровянский спрашивает, кто следует подходу zero inbox. И тут я задумался...

Собствено, никакой специальной цели обнулить Инбокс в GTD нет. Просто Инбокс во всяких GTDшных софтинах — это папочка, куда падают все неразобранные и некатегоризированные задачи. И GTD настоятельно просит разбирать и категоризировать задачи в любой момент, когда активных задач нет и делать нечего. Но не реже раза в неделю. Получается, что обнулить Инбокс — это разобрать все задачи, точно знать, что делать, и познать дзен.

Главное — понять, что пришедшие письма — это тоже задачи.

90% писем требуют от меня лишь прочтения. Ну, может, еще одного перехода по ссылке. Все. Gmail автоматически помечает их прочитанными (на всех телефонах и планшетах в том числе). И это меня устраивало.

На 5% писем можно сразу же ответить. Парой предложений. Отправить ответ собеседнику. И дальнейших действий не требуется, пока не ответят с той стороны. Такая переписка могла продолжаться неделями, и висела в Инбоксе.

Остальные 5% писем требуют действия. Чтобы на них ответить, надо что-то сделать. Это «что-то» может занять день, а может занять и пару недель. И вот тут возникает проблема. Как, спустя две недели, найти в куче других писем те самые? Как не забыть, что вот эту задачу ты уже неделю откладываешь, а ведь надо ответить?

Можно пометить такие важные письма звездочкой. Но у меня звездочка используется для другой категории писем: временных «справочных» материалов — всяких паролей да ключей.

Можно пометить не желтой звездочкой, а звездочкой другого цвета или другой закорючкой из тех, что предлагает Gmail. Но это не поможет держать важные письма всегда на виду, звездочки затеряются среди прочего хлама.

Можно воспользоваться разделением писем на важные и не важные — фичей, которую Гугль добавил аж в 2010. Но ею до сих пор почти никто не пользуется. Фича прикольная. Примерно тем же способом, как Gmail определяет спам, он определяет, что это письмо для вас будет важно. Например, вам пишет человек из вашей адресной книги. Или это ответ на ваше письмо. Или вы сами пометили похожее письмо, как важное. А всякие рассылки попадают в неважные. А важные письма можно увидеть отдельным важным списком, или в отдельной папочке.

Но это опять не то. Важные письма, они важные всегда. А я хочу выделить важные в контексте сейчас выполняемых задач.

Кстати, есть дальнейшее развитие концепции разделения писем. Gmail автоматически выделяет всякие промоакции, сообщения соцсетей и прочее в разные владочки Инбокса. Только вот моим потребностям эти вкладочки ортогональны.

Есть еще в Gmail великие и могучие ярлыки. Это такие папочки, что видны в левом столбике интерфейса. Прелесть ярлыков в том, что на одно сообщение их можно навесить несколько. И получается очень гибкая и мощная схема классификации писем. Проекты, работа, не работа и прочее, и прочее.

Я вот как раз пытался помечать те самые важные 5% писем ярлыками вроде «Reply» или «ToDo». Работало плохо. Ибо если с момента пометки прошла неделя, письмо уже безнадежно потерялось. Даже отдельная папочка для просмотра только помеченных писем не очень помогает. Либо забываешь поставить ярлык. Либо забываешь снять ярлык. В результате с одного взгляда не поймешь, то ли уже ответил на письмо, то ли это письмо надо искать вообще где-то в других папках.

Кстати, расстановку ярлыков можно и нужно автоматизировать. Для этого есть фильтры. Любой набор писем, который можно найти в поиске, по тексту в сабже, по имени отправителя, по тексту самого письма, можно и отфильтровать. Это значит, что к новому письму, попадающему под эти критерии, будут применены какие-то действия. Чаще всего навесить ярлык. Или сразу пометить прочтенным.

Удивительно, но у некоторых профессиональных электронных почтменов и почтвуменов встречается даже такая категория писем, которые не должны попадать в Инбокс вообще, должны сразу помечаться прочитанными и должны сразу падать в какую-то папку/ярлык. Ну, например, какие-нибудь отчеты системы автоматической сборки, которые сейчас не очень интересны. Но когда надо, иметь под рукой их надо. И такое тоже делается фильтрами.

Но вернемся к пустому Инбоксу. Как я это сделал в Gmail.

Кнопка «Архивировать» вам пригодится очень.

Есть такая фича в Gmail — Архивирование. Название не совсем отражает суть. Просто Инбокс — это еще один ярлык. Почти такой же, как и все остальные ярлыки. Архивирование — это удаление ярлыка «Inbox» с цепочки писем. Цепочка остается в папочках других ярлыков. Цепочка остается видимой в папочке «Вся почта». Цепочка по-прежнему доступна для поиска.

Итак, правила такие. Приходит письмо в Инбокс. Прочитали. Что-то делать надо? Нет — жмем «Archive» и удаляем письмо (точнее цепочку писем) из Инбокса. Если что-то нужно делать, оставляем письмо в Инбоксе. Как только ответ готов, отправляем письмо и снова архивируем. Можно даже включить кнопку «Отправить и архивировать», чтобы делать это одним кликом. Если ваш собеседник ответит на ваше письмо, цепочка писем снова окажется в Инбоксе.

Получается, что в Инбоксе остаются только те письма, которые требуют ответа, и ответ еще не был отослан. Это и есть список текущих задач.

После архивирования более шести тысяч писем в Инбоксе, и возврата актуальных задач назад в Инбокс, у меня там оказалось три цепочки писем. Три! Лишь три дела, которые надо не забыть сделать. Ура! И я их всегда прекрасно вижу даже на Gmail виджете в телефоне.

Архивирование не противоречит использованию ярлыков и фильтров. Можно по-прежнему классифицировать и раскладывать письма по папочкам. Только вот в папочке проекта будет лежать вся переписка по проекту. А актуальные задачи извольте смотреть в Инбоксе.

А вот с важными/неважными и прочими категориями писем пустой Инбокс конфликтует. Этот интерфейс, когда можно отобразить сначала важные письма, а потом все остальные, работает только в Инбоксе. И не работает при отображении других папочек. А чего там разделять по категориям, если там лишь два-три письма?

Реквестирую Гуглу расширить варианты отображения Инбокса на другие папки. Тогда автоматическое разделение на важные и не важные будет иметь смысл и при пустом Инбоксе. В конце концов, это разделение как минимум полезно для настройки уведомлений в телефоне, чтобы он пищал только когда приходит что-то важное. Так что совсем отказываться от этого не хочется.

А пока интерфейс Gmail дорабатывается, с тремя письмами в Инбоксе и безо всяких выкрутасов с приоритетностью писем, можно даже попробовать поюзать такие простные, аскетичные, и просто даже примитивные почтовые клиенты, как Geary. Geary весьма неплохо справляется с «минимумом» пустого Инбокса: кнопкой «Archive» и ярлыками в Gmail. Гораздо лучше, чем тяжелый Thunderbird. И можно парочку сотнемегабатных gmailовых вкладочек в браузере закрыть.

P.S. Дорофеев говорит именно об этом.

P.P.S. Этот пост не имеет никакого отношения к Inbox by Gmail. Его я еще не тыкал.